캘린더로 할일 관리하기

문제 – 지금까지 써오던 할일 관리법

작년까지 할일 목록을 텍스트 파일 하나에 집어넣고 수시로 확인하며 처리했었다. 할일은 TODO 파일에, 완료된 일은 DONE 파일에 넣는 식이었다. 2010년 6월부터 1년 반동안 그렇게 써왔다.

그러다보니 잊혀진채로 처리되지 않은 할일들이 쌓이고 쌓여서, 그 양이 어느덧 무려 154 라인에 달하게 되었다. 그에 비해 완료된 일은 40라인밖에 되지 않았다.

해결 – 캘린더를 이용한 할일 관리

이 문제를 개선하기 위해, 올해부터는 방식을 바꾸어 캘린더를 통해 할일을 관리하기로 했다.

규칙

할일이 생겼다면
- 달력에 일정으로 넣는다.
- 할일을 언제 해야할 지 모르겠다면, 언제 할 지 결정할 시각으로 일정을 잡는다.
- 그것조차 알 수 없다면 그냥 가까운 시간으로 잡는다. (1시간 후 등)
- 할일에 대한 부연설명이 있다면 메모필드를 활용한다. 자세히 적으면 유용하다.
할 일이 완료되었다면
- 제목 앞에 [완료] 라고 붙인다.
- 만약 완료된 것이 아니지만 어쨌든 안 하게 되었다면 적절히 말머리를 붙인다.
- 할일이 할시간 전에 완료되었다면 해당 할일에 대해 미리알림을 끈다.
- 완료 처리 후, 할 수 있게 된 일 / 해야 하는 일에 대해 생각해보고 필요하다면 달력에 추가한다.
일을 할 시간인데 지금 하지 않기로 했다면
- 미룬다. (일정을 나중으로 옮긴다)

사용한 도구

캘린더 계정: 구글 캘린더
캘린더 클라이언트
- ical – osx 라이온에서 추가된 자연어로 이벤트를 추가할 수 있는 기능이 엄청나게 편리하다. ical 을 실행한 후 Command + N 을 치고 이벤트 내용을 입력하기만 하면 이벤트 추가가 완료된다.
- 아이폰 캘린더 – 노트북을 사용중이지 않을 때는 아이폰 캘린더를 통해 이벤트를 추가한다. ical 처럼 좋지는 않다. 특히 이벤트를 옮기는 인터페이스는 상당히 쓰기 불편하다.

적용 후기

약 2주일간 적용해 본 결과 다음과 같은 효과를 바로 얻을 수 있었다.

할 일을 까먹는 일이 거의 사라졌다. 일단 캘린더에 추가하면 까먹지 않는다.
모든 한 일과 할 일이 캘린더를 통해 보여지므로, 시간 관리가 점점 더 정확해진다. 내가 어느정도 양의 일을 처리할 수 있는지 더 잘 예측할 수 있게 되고, 내가 얼마나 더 많은 일을 할 수 있는 여유가 있는지 짐작할 수 있게 된다.
해야 할 일들이 쌓이고 있다는 불필요한 압박감이 줄어든다. 일을 처리하지 못했다면 미뤄버리면 그만이기 때문이다.

주의사항

캘린더의 알림 설정을 ‘이벤트 당시’로 설정하는 것이 좋다. 이걸 안하면 매번 이벤트를 추가할 때 마다 알림 시간을 설정해야한다.
구글캘린더 계정을 ical 에 연동시켜 사용하는 경우, ical 에서 이벤트를 삭제하더라도 구글캘린더에서 삭제되지 않는다. (( @fourier2718 님의 말에 따르면,
구글에서 의도적으로 그렇게 한 것이라고 한다. ))

재미있는 활용사례

회사에 칫솔 자외선 건조기가 있기 때문에, 내 칫솔을 그 건조기에 넣어두고 이를 닦을 때 마다 꺼내서 사용한다. 그런데 최근 칫솔이 낡아서 새 것으로 교체했다. 그러고 나니 문득 드는 생각이, 내일 이를 닦을 때 내가 내 칫솔을 알아보지 못할 것 같았다. 그래서 다음과 같이 이 문제를 해결했다.

칫솔의 사진을 찍어둔다.
‘내 칫솔이 뭔지 모르겠으면 사진을 확인하라’ 라는 이벤트를 내일 점심 일정으로 넣어둔다.
다음날 이 닦을 시간에, 일정 알림이 알려준대로 아이폰에 저장된 내 칫솔 사진을 보고 실수없이 내 칫솔을 찾아낸다.

향후 계획

osx 이외의 운영체제에서도 효과적으로 캘린더를 사용하기 위해서, ical 을 대체할 도구를 찾는다. google data api의 cli인 googlecl 에 update 기능이 추가된다면 그대로 써먹어도 될 것 같다. 만약 그 기능이 추가되지 않을 것 같다면 직접 만든다.
‘습관 만들기’ 를 위해 활용한다. 예를 들어 건강을 위해 커피 대신 녹차를 마시기로 했다면, 내가 내일 커피를 마실 것으로 추측되는 시간에 ‘커피 대신 녹차’ 라는 이벤트를 넣어둔다. (( 커피 대신 녹차가 건강에 좋단 얘기가 아님. 그냥 예를 든거다. ))
더 정확한 할일 처리속도 추정을 위해, 일을 마친 뒤 작업한 시간을 그 이벤트의 일정으로 적어넣는다.